سياسة المنح

Certification Granting Policy (Policy for Decision, Grant, Maintenance, Suspension, Withdrawal)

الجهة: كواليتي ريبورت للاستشارات الإدارية

1) الغرض: تحدد هذه السياسة القواعد والضوابط التي تعتمدها كواليتي ريبورت للاستشارات الإدارية لإدارة عملية منح الشهادة (أو إصدار قرار المطابقة/التوافق وفق نطاق الخدمة) بطريقة مهنية وشفافة وموثوقة، بما يضمن أن قرارات المنح تستند فقط إلى أدلة موضوعية ناتجة عن عمليات تقييم/تدقيق موثقة، وأن القرارات تتم باستقلالية تامة عن أي اعتبارات تجارية.

2) نطاق التطبيق: تسري هذه السياسة على استقبال طلبات المنح وتحديد النطاق، المراجعة التعاقدية والتخطيط للتقييم/التدقيق، تنفيذ التقييم/التدقيق (مرحلة أولى/ثانية أو ما يعادلها)، المراجعة الفنية واتخاذ قرار المنح، إصدار الشهادة واستخدام العلامة/الشعار (إن وجد)، المراقبة الدورية والتجديد وتعديل النطاق، التعليق/السحب/الإلغاء، ومعالجة الشكاوى والاعتراضات المتعلقة بالقرار.

3) المبادئ الحاكمة لقرار المنح: الحيادية والاستقلالية (قرار المنح منفصل عن البيع/التسويق)، الموضوعية (أدلة قابلة للتحقق)، السرية، الشفافية، تكافؤ الفرص، والكفاءة في تعيين فرق مؤهلة.

4) شروط قبول طلب المنح: لا يتم قبول الطلب إلا بعد تحديد واضح للنطاق والحدود والاستثناءات، توفر معلومات أساسية (الهيكل، الأنشطة، المواقع، عدد العاملين، العمليات الحرجة)، موافقة العميل على القواعد (السرية، استخدام الشهادة/الشعار، المراقبة، الرسوم، الشكاوى)، وإجراء مراجعة تعاقدية لتحديد الوقت والموارد والمخاطر.

5) مراحل التقييم/التدقيق قبل المنح: تخطيط التقييم، جمع الأدلة (مقابلات/وثائق/مراقبة/عينات سجلات)، تسجيل النتائج (نقاط قوة/ملاحظات/عدم مطابقات)، تصنيف عدم المطابقة (كبرى/صغرى)، وإصدار تقرير رسمي للعميل.

6) المراجعة الفنية واتخاذ قرار المنح: لا يصدر القرار من المدقق/المقيّم المنفذ للمهمة. يخضع الملف لمراجعة فنية مستقلة للتحقق من اكتمال الأدلة وسلامة المنهجية وعدالة الاستنتاجات ومعالجة عدم المطابقات، ثم يُتخذ القرار بواسطة جهة قرار مستقلة.

7) معالجة عدم المطابقات قبل قرار المنح: يلتزم العميل بتحليل السبب الجذري وتنفيذ إجراءات تصحيحية وتقديم أدلة الإغلاق ضمن مدة محددة. قد تتطلب عدم المطابقة الجسيمة زيارة تحقق إضافية. لا يتم منح الشهادة إلا بعد الإغلاق وفق الضوابط.

8) إصدار الشهادة وبياناتها: تتضمن الشهادة اسم العميل القانوني، المعيار/المواصفة، النطاق وحدوده، المواقع المشمولة، تاريخ الإصدار والانتهاء، الرقم التسلسلي، وشروط المراقبة/التجديد (إن كانت ضمن برنامج).

9) المراقبة الدورية والتجديد: يتم تنفيذ برنامج مراقبة (إن كان ضمن نموذج الشهادة) للتحقق من الاستمرارية، ويُحدد التواتر وفق طبيعة القطاع ومستوى المخاطر وحجم المنظمة والأداء السابق. يتم التجديد قبل انتهاء الصلاحية وفق المتطلبات.

10) التوسع أو التقليص أو التعديل: يجوز للعميل طلب توسيع أو تقليص النطاق. يتم تقييم أثر التغيير وقد يتطلب تدقيقًا إضافيًا.

11) التعليق أو السحب أو الإلغاء: قد يتم تعليق أو سحب الشهادة عند عدم تنفيذ المراقبة دون مبرر، أو عدم مطابقة جسيمة/تكرار إخفاقات، أو إساءة استخدام الشهادة/الشعار، أو رفض إتاحة الوصول للتحقق، أو عدم الالتزام بالشروط التعاقدية الجوهرية. الإجراء: إشعار رسمي، فرصة تصحيح، ثم قرار موثق بالأسباب.

12) استخدام الشهادة/العلامة (إن وجدت): يمنع استخدام الشهادة للإيحاء بأن منتجًا معتمدًا إذا كانت الشهادة تخص نظام إدارة، ويمنع استخدامها خارج النطاق أو تعديل شكلها، وعند التعليق/السحب يجب إيقاف الاستخدام فورًا.

13) الاعتراضات والشكاوى المتعلقة بالقرار: توفر كواليتي ريبورت آلية مستقلة لتلقي الاعتراضات والشكاوى المتعلقة بعملية التقييم أو القرار، ويتم التعامل معها وفق سياسة الشكاوى والاعتراضات.

14) حفظ السجلات: تحتفظ كواليتي ريبورت بسجلات المنح والمراجعات الفنية وتقارير التقييم لفترة تحددها الإجراءات الداخلية وبما يتوافق مع السرية والامتثال.